Wir erleben gerade in der Arbeitswelt den größten Umbruch, den zumindest ich in meinen 25 Jahren Berufstätigkeit je erlebt habe. Demographischer Wandel, Digitalisierung und Fachkräftemangel stellen die Unternehmen vor immense Herausforderungen. Und dennoch finden wir fast überall die klassichen Arbeitszeitmodelle vor, wie es sie bereits seit den 80er oder 90er Jahren gibt.
Der Flexibilitätsbedarf wird immer höher und gleichzeitig wird es immer wichtiger, den Arbeitnehmern attraktive Arbeitsbedingungen zu liefern, wenn man neues Personal finden und das bestehende halten möchte. Dies hört sich im ersten Schritt nach der Quadratur des Kreises an, ist es aber nicht zwingend.
Mit innovativen Arbeitszeitmodellen kann man gleichzeitig die erforderliche betriebliche Flexibilität herstellen und auch dem Bedürfnis der Mitarbeiter nach Work-Life-Balance nachkommen.
Folgende Bestandteile benötigt man für diese Art der Arbeitszeitmodelle:
1. Personalbedarfsermittlung
Um flexible, am betrieblichen Bedarf orientierte Arbeitszeitmodelle zu definieren, muss man erst einmal den betrieblichen Bedarf kennen. Hier kann man mit Workforce Analytics-Ansätzen den Flexibilitätsbedarf (saisonal, je Woche, je Tag, intraday) analysieren und ggf. auf dieser Basis Forecastmodelle entwickeln.
Denn je besser die Prognose des Personalbedarfs, desto mehr Planungssicherheit kann man den Mitarbeitern geben.
Ohne derartige Prognosen wird man jedes Jahr wieder davon überrascht, dass Weihnachten ist und muss Mitarbeiter kurzfristig umplanen. Außerdem benötigt man für selbstbestimmte Arbeitszeitsysteme klare Bedarfsvorgaben.
2. Individualisierung der Arbeitszeit
In den meisten Unternehmen gibt es genau ein Vollzeitmodell. Und dies, obwohl unterschiedlichste Mitarbeiter mit unterschiedlichsten Flexibilitätsmöglichkeiten vorhanden sind. Ein junger ungebundener Mitarbeiter kann ganz anders eingesetzt werden wie junge Eltern oder Eltern, deren Kinder bereits wieder aus dem Haus sind. Daher empfiehlt es sich, mehrere Arbeitszeitmodelle mit unterschiedlichem Flexibilitätsgrad anzubieten, welche die Mitarbeiter je nach Lebensphase wählen können. Wichtig ist, dass diese Modelle attraktiv gestaltet werden, damit diese auch durch die Mitarbeiter freiwillig gewählt werden können.
Die Idee dahinter ist, dass die Summe der Flexibilitätsmöglichkeiten der Mitarbeiter so kombiniert wird, dass der betriebliche Flexibilitätsbedarf abgedeckt wird, ohne den oder die Einzelne(n) zu überfordern.
3. Lebensphasenorientierte Arbeitszeitmodelle / Lebensarbeitszeitkonto
In den jeweiligen Lebensphasen müssen die Mitarbeiter zwischen unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen (siehe Punkt 2) wählen können und auch Auszeiten bzw. zeitlich begrenzte Teilzeit machen können. Am Ende des Arbeitslebens sollte ein gleitender Übergang in den Ruhestand (z.B. 4-Tage-Woche ab 60 Jahre und 3-Tage-Woche ab 63 Jahre) möglich sein. Für die meisten Mitarbeiter wird dies aber nur möglich sein, wenn sie dadurch nicht weniger verdienen und ggf. Abschläge in der Rente erhalten. Daher ist die Einführung eines Lebensarbeitszeitkontos sinnvoll, aus dem die Differenz zum Vollzeitgehalt ausgeglichen werden kann.
Auf diese Weise reduziert man die Belastung älterer Mitarbeiter, senkt die Krankenquote und halt die Erfahrung noch lange im Unternehmen.
Zudem sind Mitarbeiter mit einer 3-Tage-Woche extrem flexibel und können z.B. in Urlaubszeiten auch 5 Tage arbeiten, so dass Eltern mit schulpflichtigen Kindern in Urlaub gehen können.
4. Teilzeit
Immer mehr Mitarbeiter wünschen in Teilzeit zu arbeiten und es gibt viele Bedarfsstrukturen, die sogar Teilzeit benötigen. Wenn man z.B. im Durchschnitt 100 Vollzeitäquivalente (VZÄ) benötigt, in Bedarfsspitzen aber regelmäßig 120 Köpfe, kann man durch Teilzeit bei gleichbleibender VZÄ-Zahl die Anzahl der Köpfe erhöhen.
5. Bedarfsorientierte Selbstbestimmung
Der Einfluss auf die eigene Arbeitszeitgestaltung trägt enorm zur Zufriedenheit von Mitarbeitern bei. Daher sollte man im Rahmen des betrieblichen Bedarfs und unter Berücksichtigung des Reifegrades die Selbstorganisation und Eigenplanung durch die Mitarbeiter ermöglichen.
Den größten Einfluss auf die eigene Arbeitszeit hat man im White Collar-Bereich durch Vertrauensarbeitszeit und im Blue Collar-Bereich durch Gruppenarbeit.
Beiden ist gemein, dass sie nur funktionieren, wenn die Regeln klar und sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte einen entsprechenden Reifegrad aufweisen. Jenseits der Selbstbestimmung der Arbeitszeit geht es darüber hinaus auch noch um die Selbstbestimmung des Arbeitsortes, zumindest im White Collar-Bereich.
6. Digitalisierung
Die beschriebenen Konzepte sind mit herkömmlichen Systemen oder Ansätzen nicht administrierbar. Das in der Personaleinsatzplanung so beliebte Excel stößt hier sehr schnell an Grenzen.
Um individualisiert, selbstbestimmte Arbeitszeitmodelle und mobile Work zu unterstützen benötigt man professionelle Systeme zur Bedarfsanalyse und -prognose sowie Workforce Management.
Mit diesen Systemen können auch komplexe, flexible Einsatzplanungen unter Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen ermöglicht werden.
Dieser Artikel ist als Überblick-Artikel zu sehen. Jeden einzelnen Punkt könnte man noch sehr detailreich beschreiben. Hierzu wird es jedoch noch Folgeartikel geben.
