Die Corona-Pandemie fordert Unternehmen und Mitarbeiter. Wie werden mobile Arbeitsplatzmodelle geplant und realisiert? Eine Fallstudie von Gastautor Thomas Krieg.
Die Swisspro, Anbieterin von Elektroinstallation, Informations- und Kommunikationstechnik (ICT) und Automation, steht vor der Herausforderung der Digitalisierung und schnellen Umsetzung von mobilen Arbeitsplätzen. Die PC-Lifecycle-Management (PCLM)-Lösung von Swisspro war veraltet und sehr ineffizient – neue Hardware musste her. Swisspro tauschte rund 600 Clients aus und implementierte eine Lösung für den modernen Arbeitsplatz, um über eine einheitliche Unified Endpoint Management (UEM)-Plattform alle Geräte verwalten zu können. Die Geräte werden vorkonfiguriert und direkt an den Endnutzer, also den Mitarbeitenden, geschickt, der als letzten Schritt die Einrichtung der Geräte selbst durchführt. Nach nur 20 Minuten ist das Gerät einsatzbereit: der Mitarbeitende kann remote arbeiten, ist zufriedener und produktiver. Ein Aspekt, der auch beim Recruiting neuer Talente förderlich ist.
New Work und Infrastruktur für ein Unternehmen mit 1'100 Mitarbeitern
Die Swisspro wurde 1999 gegründet und wuchs von 14 Mitarbeitenden auf mittlerweile rund 1‘100 Mitarbeitende, davon 120 Lernende, an 20 Standorten schweizweit. Swisspro ist Teil der Berner Kraftwerke (BKW) und bietet Komplettlösungen rund um Beratung, Realisierung, Wartung und Betrieb von Kommunikation ICT, Automation und Elektrotechnik – für kleine und mittlere Unternehmen sowie für grosse Konzerne. Swisspro ist vor allem in zwei Branchen aktiv: Bau-Nebengewerbe und Unified Communications & Collaborations. Zu den Kunden zählen zahlreiche grosse Schweizer Unternehmen aus den Bereichen Banken, Versicherungen und der Pharmaindustrie.
Bei Swisspro spielt der Arbeitswandel resultierend aus der COVID-19-Pandemie eine entscheidende Rolle und die Mitarbeitenden arbeiten vermehrt von Zuhause. Dafür musste die entsprechende Infrastruktur bereitgestellt werden.
Enormer Zeitaufwand beim Aufsetzen neuer Geräte
Im Zuge der COVID-19-Pandemie steht die Swisspro vor der Herausforderung, möglichst alle Mitarbeitenden ins Home Office zu schicken und die Remote-Arbeit reibungslos und unkompliziert zu gestalten – auch für die IT. Mitarbeitende erwarten flexibles Arbeiten von überall, jederzeit und von jedem Gerät aus. Anforderungen, die auch beim Recruiting neuer Talente eine grosse Rolle spielen. Eine ausgereifte IT-Infrastruktur sowie einwandfrei funktionierende Geräte sind essentiell.
Herausforderung für das Unternehmen war die zentrale Verwaltung sämtlicher Geräte sowie die Implementierung von Softclients.
Swisspro verfügte über eine überholte PC-Lifecycle-Management-Lösung, das Aufsetzen eines neuen Gerätes nahm mindestens vier Stunden in Anspruch. Ein massiver Zeitfresser, sowohl für Mitarbeitende als auch die IT. Es war ein enormer Zeit- und Kostenaufwand für die IT, die Geräte eigenhändig aufzusetzen und diese im Anschluss an die Mitarbeitenden auszuliefern.
Alle bisherigen Geräte bei Swisspro sollten ausgetauscht werden. Grund war vor allem der mangelnde Kundenservice des vorherigen Geräteanbieters. Swisspro verfügte über rund vier bis fünf verschiedene Docking Stations, dadurch waren keine Shareplaces möglich. Die Anzahl der unterschiedlichen Gerätehersteller machte die Verwaltung der Hardware umso komplizierter. Dadurch verlor das IT-Team rund um Reto Marti extrem viel Zeit: «Wenn die Geräte nicht richtig laufen oder defekt sind, müssen wir zuerst den Typ herausfinden, die Treiber laden und vieles mehr. Das war ein riesiger und unnötiger Aufwand.»
"Drop Ship" Factory Provisioning entlastet die IT
Um den Mitarbeitenden die Remote-Arbeit zu erleichtern, wurde die Infrastruktur rundum erneuert. Sämtliche Clients wurden mit neuen Laptops inklusive Windows 10 neu bestückt. Hier setzte Swisspro auf Dell Provisioning for VMware Workspace ONE. Dabei wird das Gerät bereits im Werk vorkonfiguriert und mit den entsprechenden Applikationen ausgestattet. Das neue Gerät, das von Swisspro gestellt wird, wird anschliessend nicht an die interne IT geliefert, sondern direkt an den Endkunden, also den Mitarbeitenden. Dieser identifiziert sich nach Erhalt des Gerätes mit seiner Mailadresse und dem Passwort. Nach nur 30 Minuten ist das Gerät einsatzbereit und der Mitarbeitende hat vollständigen Zugriff auf alle Unternehmensressourcen und kann von überall remote arbeiten.
Dabei wurde eine "Out of the box"-Strategie angewendet. Im Vorfeld wurden die für die Hardware notwendigen Komponenten ausgewählt und diese anschliessend im Werk nach dem vorgegebenen Muster zum fertigen Laptop zusammengestellt.
Gleichzeitig ersetzte die Swisspro auch ihr Deployment-System mit einer modernen Plattform für digitale Arbeitsplätze. Dadurch wurden der Rollout beschleunigt und gleichzeitig Prozesse ausgelagert. Swisspro verfügt aktuell über circa 800 Lizenzen in der Cloud. Über eine User-Lizenz lassen sich jeweils fünf Geräte verwalten (Mobiltelefone, Tablets, Windows-Rechner etc.). Die Arbeitsplatzplattform bietet umfassende Sicherheitsmassnahmen – im nächsten Schritt ist das Unternehmen auf dem Weg, eine Zero Trust-Strategie zu implementieren.
Angestossen wurde das Projekt von der internen IT und einem Lernenden bei Swisspro, der sich im Rahmen seiner Abschlussprüfung mit dem Thema beschäftigt hatte. Insgesamt sollen rund 600 Clients Schritt für Schritt ausgetauscht werden. Ziel: Der Mitarbeitende soll bei Gerätestörungen und Wartungen den Laptop möglichst schnell wieder zur Verfügung haben. Reto Marti zum Thema:
Mit dem alten System brauchten wir mindestens vier Stunden, bis der PC bereitgestellt war. Jetzt sind es nur rund 30 Minuten – und der PC ist bereit, dadurch wird die IT enorm entlastet
Swisspro nutzt diverse Applikationen wie Windows 10 und Microsoft Office. Weitere Windows-Applikationen, die von mindestens zehn bis 20 Mitarbeitenden genutzt werden und eine Lizenzierung voraussetzen, werden bei Swisspro paketiert. Der Pakettierungsvorgang der Applikationen ist mit Swisspro gebrandet, wodurch das Benutzererlebnis durch ein erhöhtes Bewusstsein der Marke gesteigert wird. Die Jevotrust Management ist federführend an dem Projekt beteiligt. Sie betreute das Projekt von Beginn an bis zum Deployment. Dies umfasst unter anderem die Planung, Konzeption, den Aufbau, die Abstimmung, das Deployment der gesamten Umgebung, die Einbindung von Third-Party-Produkten, die Paketierung aller Windows-Applikationen sowie die laufende Betreuung von Swisspro und zukünftiger Support.
Schneller und günstiger zum Remote-Arbeitsplatz
Da die Geräte nicht an die IT versandt werden, sondern direkt an die Mitarbeitenden, werden nicht nur Zeit und Kosten für den Transport eingespart, sondern auch CO2-Emissionen. Factory Provisioning entlastet Swisspro bei der Konfigurierung der Geräte und gibt dem Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten zur Selbständigkeit. Zudem bietet der Gerätehersteller umfassenden Kundenservice, egal wo sich der Kunde bzw. Endkunde befindet. Alle Endpunkte werden zentral über eine Konsole verwaltet. Somit sind alle Geräte, Benutzer und Applikationen auf einen Blick erkennbar und können zentral verwaltet werden. Lernenden bietet sich so der Vorteil, dass sie nicht mehr eine Vielzahl an Tools kennenlernen müssen, sondern nur eine zentrale Plattform. Auf diese Weise gestaltet sich auch der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende schneller und unkomplizierter.
Im Vergleich zu ihrer früheren PCLM-Lösung unterstützt die neue Lösung für den digitalen Arbeitsplatz jetzt einen modernen, Cloud-basierten Verwaltungsansatz für ihre Geräte – einschliesslich der Möglichkeit, Richtlinien, OS-Patches, Anwendungen und Sicherheitseinstellungen remote bereitzustellen, so dass die Geräte immer auf dem neuesten Stand und compliant bleiben. Die Swisspro setzt neuerdings auf die Cloud und ist so völlig unabhängig von einem VPN-Tool. Der Mitarbeitende soll komplett unabhängig vom Standort oder Netz arbeiten können. Er kann überall und jederzeit von seinem Swisspro-Gerät aus arbeiten.
Dies bietet den Vorteil, dass der Mitarbeitende bei Störungen oder Problemen mit einem Gerät über ein neues Gerät weiterhin und konsistent auf seine Daten zugreifen und normal weiterarbeiten kann. Die IT kann über Fernwartung remote auf das Gerät zugreifen und sich um die Problembehebung kümmern – eine Win-Win-Situation für die IT und den Mitarbeitenden. Über den Paket-Store können die Applikationen auf dem neuen Gerät sofort heruntergeladen werden. Auf diese Weise entsteht für die IT der Swisspro kein Mehraufwand. «Wer will schon den ganzen Tag irgendwelche Computer formatieren und wiederaufsetzen – niemand! Entscheidend ist es, den Mitarbeitenden die richtigen Applikationen an die Hand zu geben, mit denen sie unkompliziert und effizient arbeiten können», so Reto Marti.
Nun ist die Swisspro für Krisen und Pandemien gewappnet, um ihre Mitarbeitenden allesamt remote arbeiten lassen zu können. Während die Mitarbeitenden das Gerät selbst aufsetzen und produktiver und zufriedener arbeiten können, wurde gleichzeitig auch die IT entlastet, die ihre Zeit nun sinnvoller nutzen kann, um die digitale Transformation weiter voranzubringen. Dadurch arbeiten sowohl Mitarbeitende als auch die IT motivierter. Zudem steigt durch das neue Arbeitsmodell der Swisspro die Attraktivität als Arbeitgeber beim Recruiting neuer Talente. Jüngere Generationen legen grossen Wert auf flexibles Arbeiten und eine gute Work-Life-Balance. Aspekte, die Swisspro nun zu hundert Prozent erfüllen kann.
Blick in die Zukunft
Bis Ende November 2020 sollen alle Mitarbeitenden über neue Hardware verfügen. Die Swisspro will alle Möglichkeiten der Plattform vollumfänglich ausnutzen: «Ich denke es gibt noch vieles, was wir mit dieser vielfältigen Plattform machen können», so Reto Marti. «Sie ist sehr modern und bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten.» Auch im Datacenter-Bereich sind laut Marti noch weitere Projekte möglich. Reto Marti und die gesamte IT-Abteilung bei Swisspro sind begeistert: «Das gemeinsame Projekt ist ein Vorzeigeprojekt. Wir wollen aber noch mehr umsetzen, um unseren Mitarbeitenden die Remote-Arbeit so unkompliziert wie möglich zu gestalten.»
