Weil ich mich in der Beratung von Unternehmen sowohl für den Wissensaustausch zwischen den Generationen zu digitalen Medien, als auch für das Thema New Work , New Skills und New Learning einsetze, möchte ich in diesem Artikel einige Basics zum Arbeiten im Home Office zusammentragen.
Da ich selbst zur Generation X gehöre, wenn auch inzwischen max-digitalisiert bin, kann mich gut in die Positionen der weniger digital affinen Gruppen hineinversetzen.
Begriffserklärung von Home Office und Remote work
Remote Arbeiten steht für mobiles, flexibles und ortsungebundenes Arbeiten.
Meistens steht es im Zusammenhang mit digitalen Nomaden, die selbstständig für Projekte und ohne eigenes Büro in dafür vorgesehen Coworking-Spaces arbeiten. Das auch kann irgendwo auf der Welt sein, da wie der Begriff digitale Nomaden bereits beinhaltet, diese eher selten am gleichen Ort sind. Wichtig ist dazu neben einem funktionierendem Laptop lediglich der Zugang ins Internet.
Bei Home Office oder Office at home, handelt es sich um die Möglichkeit in den eigenen vier Wänden seiner Arbeit nachzugehen. Das kann in einem eigens dafür als Büro ausgestatteten Raum sein oder auch in Um- oder Doppelnutzung von bestehenden Räumen.
Zur aktuellen Lage
Die ersten Schulschliessungen sind beschlossen und viele Unternehmen kommen bereits jetzt nicht um die Freigabe zum Homeoffice herum.
Alle Hinweise und Ratschläge in den letzten Jahren wurden leider wegargumentiert, aber jetzt den Finger zu erheben und die Message «wir predigen bereits seit Jahren Schulungen zum flexiblen Arbeiten einzuführen» dranzuhängen nützt niemandem – ok, Punkt hier – ärgerlich ist es trotzdem und die Learnings, die wir in diesen Tagen ziehen, werden hoffentlich nicht so schnell wieder vergessen.
Now, here, you see, it takes all the running you can do, to keep in the same place.
If you want to get somewhere else, you must run at least twice as fast as that!
Alice im Wunderland
Let’s begin
Checkliste anlegen:
- Zugriffe (Firmennetzwerk & Ressourcen)
- Sicherheit gewährleistet? (intern abklären)
- Infrastruktur & Ausrüstung (Devices, Tools und Zugänge)
Die Koordination im Team
Rollen festlegen:
Lead und Administration müssen klar definiert und bestenfalls mit Personen besetzt werden, die sich bereits mit der gewählten Kollaborationsplattform auseinandergesetzte haben.
Kanal/Plattform wählen:
Wichtig ist, dass ein Kanal für Firmenkommunikation festgelegt wird und sich nicht verschiedene Teams oder Personen auf unterschiedlichen Plattformen austauschen. Dabei muss beachtet werden ob Schnittstellen zu bereits vorhandenen Tools notwendig werden!
Ebenfalls zur Vorbereitung gehört die Gliederung der Themenbereiche.
Weil: Der Kollege der definitiv nichts mit dem Marketing zu tun hat zum Beispiel, muss von dort nicht mit unnötigen Pushnachrichten genervt werden. Natürlich auch dort sollte das im besten Fall vorher besprochen und erklärt werden.
Regeln festlegen:
Bitte beachten:
Kommuniziere das Notwendigste mit Einbezug der Personen, deren direkte Reaktion auf diese Information erforderlich ist!
Keine Romane!
Das kann man in den gängigen «Kollaborations-Tools» wie Microsoft Teams oder Slack, durch eine Markierung des Namens, ähnlich wie auf den Socialmedia Kanälen durch @+Name_der_Person steuern.
Alle weiteren Personen im Kanal können die Information lesen, müssen es aber nicht. Das heisst sie sind informiert, befinden sich aber in der "Holschuld" diese abzurufen. Zudem kann man bei allen Tools Verlinkungen zu Dokumentationen hinzufügen.
Privates hat in den themenbezogenen Unternehmen-Kanälen nichts verloren!
Alles was zwischen den Mitarbeiterteams an informellem Austausch stattfindet, kann in Gruppen-Chats oder unter einem separaten Kanal ausgelagert werden.
Personen zur Unterstützung zuweisen
Es gibt nichts Unangenehmeres, vor allem für ältere Mitarbeiter mit weniger digitalem Know-how, als ständig nachfragen zu müssen und sich somit seiner «digitalen Baustellen» in dieser aktuellen Situation extrem bewusst zu werden. Entsprechend werden viele aus falschem Schamgefühl vermeiden, in offiziellen Kanälen nachzufragen. Durch die Zuweisung einer Teamkollegin oder eines Teamkollegen, kann man solche Informationslücken umgehen. Selbst wenn beide Team-Gschpänlis (Schweizdeutsch) in die Situation kommen, dass sie ein aktuelles Problem nicht lösen können, ist die Hemmschwelle, eine weitere Person anzufragen, wesentlich geringer. Die Zuweisung muss natürlich auch in Absprache erfolgen.
Wissenskanäle und Tutorials zur Verfügung stellen
Es gibt gute Tutorials und Videos auf YouTube, Vimeo oder LinkedIn Learning für die Einführungen in die Zusammenarbeit.
Im besten Fall bestehen bereits Intranet, Firmen-Wiki oder andere interne Plattformen, auf denen diese Wissensquellen hinterlegt sind und auch kontinuierlich aktualisiert werden.
Remote-Access-Programm einrichten
Wenn es schnell gehen soll Teamviewer oder auch Teamviewer-Alternativen.
Sollte es innerhalb der Unternehmung niemanden für Fernwartung und Sicherheitsthemen geben, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt sich durch externe Experten beraten zu lassen und Vorkehrungen zu treffen.
In der Hoffnung, dass dieses Szenario bald beendet und ein weiteres nicht mehr eintreffen wird, wünsche ich Ihnen viel Gesundheit, gute Nerven und gute Zusammenarbeit on – und offline.
Liste von hilfreichen Tools
Kollaboration
Microsoft Teams, Google Hangout, Slack, Facebook Workspace, IBM Watson Workspace, Mattermost, Whatsapp
