#11 Corona-Krise: Fokussierte Arbeit in Remote Teams

2016 wurde das Wort "Digitale Transformation" zu einem der meist genutzten Worte. Viele haben es als "Unwort des Jahres" betitelt. Seitdem schien in Organisationen und unter den Mitarbeitenden schon fast eine Ermüdung rund um die Digitalisierung zu herrschen. Innovation, Veränderung, neues Arbeiten – Buzzwords der Gewöhnung? 

Doch dieser Tage rund um Corona-Trubel merken wir einmal mehr: Buzzwords sind wichtige Treiber von Bewegungen, die nicht ohne Grund entstehen. Manchmal sehen wir die Effekte vielleicht nicht sofort. Dennoch sollten wir sie nicht einfach zu Seite stellen, weil das aktuelle Tagesgeschäft wichtiger ist. Lesen Sie im Artikel, wie aus Unsicherheiten Tugend wird.

Das Ende des Weglächelns von Home Office & Co.

Wenn um innovative Ansätze für kollaboratives Arbeiten geht, fällt aktuell auf, ob die entsprechenden Tools für Onlinemeetings vorhanden sind, die Einwahl ins Internet auch vom geschäftlichen PC funktioniert und ob sich das Team auf Modi der digitalen Zusammenarbeit verständigt hat. Es sind die kleinen Dinge von der Einwahl hin zum digitalen Arbeitsstart im Home Office, die nun getestet werden. Fragen des Zeitmangels für den Set Up und die Einigung werden hinfällig. Ebenso interessiert es aktuell niemanden mehr, ob Home Office oder Remote Work noch vor wenigen Wochen müde weggelächelt wurde. Doch weg von der Vergangenheit hin zu den Chancen des Ist-Zustandes.

Wie arbeiten wir fokussiert und kollaborativ über digitale Medien?

1. Respekt für die Zeit von anderen

Wer kennt es nicht? Das Meeting ist kurz vor Beginn und man sitzt bereit zur Einwahl vor dem Computer. Doch das muss auf der Gegenseite nicht ebenfalls so sein. Jährlich entstehen in den USA wegen zu spät begonnener Meetings bis zu 37 Milliarden Dollar an Opportunitätskosten (Rogelberg et al., 2013). Wertvolle Zeit und Ressourcen gehen so verloren. Zeit verliert nicht nur der, der warten lässt, sondern auch alle, die warten. Wichtige Schritte, um diese Zeit insbesondere bei digitalen Meetings zu gewinnen, können sein:

• Prüfen Sie 30 Minuten vor Meeting-Beginn über welches Konferenztool das Meeting stattfindet. Downloaden und installieren Sie wenn nötig das Tool und wählen Sie sich zur Sicherheit schon einmal ein.
• Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Software.
• Schließen Sie sich bei Unsicherheit mit der Unternehmens-IT kurz, um den reibungslosen Start des Meetings zu sichern.

2. Fokussierter Start ins Meeting

Bei einem Onlinemeeting gelten ähnliche Regeln, wie in jedem anderen Meeting. Doch oft sind digitale Meetings anstrengender als reale Meetings. Das macht eine klare Struktur, einen Moderator und eine Einigung auf das Ziel des Meetings noch wichtiger. Tipps für einen erfolgreichen Meeting-Beginn:

• Erlauben Sie zum Start des Meetings eine stille Minute des Ankommens, in der sich alle auf „Mute“ schalten. Ermuntern Sie die Teilnehmer, in dieser Minute ganz im Meeting anzukommen und Browser-Fenster, die nicht für das Meeting relevant sind, zu schliessen. Das erhöht den Fokus des Meetings ungemein.
• Teilen Sie als Moderator*In eine Agenda und verständigen Sie sich mit den Teilnehmer*Innen auf ein gemeinsames Ziel.
• Klären Sie auch die Dokumentation der Ergebnisse.

3. Digitale Kollaborationstools nutzen

Daily Scrums, morgendliche StandUp-Meetings, Kanban und mehr sind bei vielen Unternehmen zum Alltag geworden. Die Visualisierung von Projekten, Zielen und Fortschritten erleichtert die Zusammenarbeit und die Agilität von Projektmitarbeitenden. Auf die Vorteile dieser Methoden muss auch beim digitalen Meeting nicht verzichtet werden. Im Gegenteil: Sie erleichtern die Abstimmung und das Festhalten von gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen.

• Projektmanagement-Tools wie Asana und Co. können Sie ohne Probleme über den Moderatoren-Bildschirm teilen und so in Abstimmung die nächsten Schritte im Projekt und vereinbarte Aufgaben festhalten.
• Miro bietet nützliche Vorlagen für Scrum Boards, Ideation Boards, Business Model Canvases, etc. Gleichzeitig können sich auf Miro per Desktop App und App mehrere Nutzer gleichzeitig auf dem Board einwählen und so kollaborativ miteinander arbeiten. Dem digitalen Design Thinking sind so keine Grenzen mehr gesetzt.
• Zoom, Hangouts und viele andere Anbieter aktualisieren im Moment ihre Angebote. Informieren Sie sich hier über die stetig neuen Möglichkeiten für die digitale Kollaboration.

4. Weniger ist mehr

All diese Wege erleichtern das Führen zielorientierter und fokussierter Meetings. Doch Meetings – ob digital oder real – kosten Zeit und Kraft. Die aktuelle Situation ist auch eine Chance für jeden einzelnen, bewusst auf den Kalender zu schauen und sich zu überlegen, an welchen Meetings man wirklich teilnehmen muss.

• Fokussieren Sie sich auf das wesentliche und sagen Sie Meetings ab, zu welchen Sie bereits vorab wissen, dass Sie keinen wertvollen Beitrag leisten können.
• Statt großer digitaler Runden, schlagen Sie lieber Dialoge zu zweit vor, wenn möglich. Verringern Sie so gemeinsam mit den Kolleg*Innen die Meeting-Frequenz.
• Klären Sie im Team ab, auf welchen digitalen Kanälen sie wie Als Konsequenz der Digitalisierung bespielen wir heute zunehmend mehr Kanäle, was zu Verwirrung und Überlastung führt. Klarheit über die wichtigen und weniger wichtigen Kanäle verringert den „Leistungsdruck“ alle Nachrichten immer sofort beantworten zu müssen.

5. Achtsamkeit digital? – Ja, klar!

Verunsicherung und Ängste sind dieser Tage sehr präsent. Medien und die 1.000ste Darstellung einer Kurve, die flacher werden soll, überreizen unser System. Dabei wird Achtsamkeit und Bewusstsein wichtiger denn je. Achtsamkeit kann sich auf vielen Ebenen ausdrücken:

• Individuell: Nehmen Sie sich tagsüber immer mal wieder eine Pause, um bewusst tief ein- und auszuatmen. Am besten gehen Sie dafür an die frische Luft. Das belebt Körper und Geist und tut den Atemwegen gut. Zudem ist es eine einfache Möglichkeit, sich von den Nachrichtenfluten zu distanzieren.
• Gemeinsam: Fragen Sie Ihre Teamkolleg*Innen aufmerksam und bewusst, wie es Ihnen geht. Das geht auch gut über digitale Wege. Und klären Sie im Team, wie Sie mit der aktuellen Nachrichtenlage umgehen, um gemeinsam die Unsicherheit wahrzunehmen, sie aber nicht in Panik umzuwandeln.
• Alle: Schaffen Sie im Team und der weiteren Organisation Platz für Optimismus. Lachen tut der Seele gut und stärkt die Abwehrkräfte!

Zusammenfassend kann der aktuelle Trubel auch eine große Kraft in Organisationen entwickeln. Bewusste und achtsame Kollaboration – ob digital oder real – ist essenziell in der neuen Arbeitswelt. Durch Wertschätzung von Zeit und Miteinander, Fokus auf das Wesentliche und Klarheit in der Zusammenarbeit, werden nun vielleicht Projekte möglich, die Sie so bislang nie gesehen hätten. Lassen Sie uns gemeinsam aus der Unsicherheit eine Tugend machen.

Viel Freude und Optimismus beim gemeinsamen Wachsen.