Gefragt sind in erster Linie Software-Hersteller, welche ihre Firmenkunden dabei unterstützen, die neue QR-Rechnung in ihre Zahlungs- und Buchhaltungs-Software zu implementieren.
Betroffen sind sämtliche Unternehmen, allerdings: je nach ERP-Umgebung und Komplexität der Systeme, sind die rund 600'000 Unternehmen in der Schweiz unterschiedlich tangiert. Für kleinere Firmen mit Standard-Software hält sich der Umstellungsaufwand in überschaubaren Grenzen, Unternehmen mit komplexen Systemen und hohen Anforderungen an Prozesse haben deutlich mehr zu stemmen.
Die QR-Rechnung ist ein hybrider Geselle
Die wechselhafte Geschichte der Entstehung der QR-Rechnung, als Teil der Projekts "Harmonisierung Zahlungsverkehr Schweiz", hat im Ergebnis dafür gesorgt, dass die Erinnerung an den bisherigen Einzahlungsschein nicht ganz verloren geht. Seit der letzten Revision im November 2018 hat sich die QR-Rechnung visuell wieder stärker an den bekannten Einzahlungsschein angelehnt.
Vor allem zwei (von insgesamt sechs) der beschlossenen Änderungen der Revision sorgen dafür, dass die früheren Einzahlungsscheine nicht in Vergessenheit geraten: der Zahlteil der QR-Rechnung hat einen Empfangsschein bekommen und die Perforation ist nicht mehr freiwillig, sondern zwingender Bestandteil des Zahlteils.
Damit ist der Zahlteil der QR-Rechnung ein hybrider Geselle. Er funktioniert für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger mit dem Swiss QR-Code (Achtung: Schweizerkreuz an Bord) voll digital durch sämtliche Prozesse. Oder er kann von Rechnungsermpfängern zur Post getragen werden, die Einzahlung wird quittiert mit dem abgestempelten Empfangsschein, so wie sich Bareinzahler das gewohnt sind.
Die QR-Rechnung erfüllt also sämtliche Anforderungen, die der voll digitaliserte Zahlungsverkehr stellt. Er behält jedoch im kleinen Spagat ein notwendiges Bein in der analogen Welt, damit bisherige Einzahlungsgewohnheiten von Barzahlern auf der Post weiterhin möglich bleiben. Geblieben ist, dass die QR-Rechnung ohne Vordrucke und schwarz-weiss von jedem Unternehmen über die jeweilige Software selbst generiert und ausgedruckt werden kann.
Informationen, Hilfsmittel und Werkzeuge für Entwickler und Unternehmen
SIX und Payment Standards haben die Liste der Informationen und Hilfsmittel zur QR-Rechnung laufend erweitert und inzwischen einen kompletten Baukasten zusammengestellt, der eine Vielzahl von Infos, Hilfsmitteln und Werkzeugen bereithält. Auch und gerade Kommunikations-Instrumente, über die Banken oder Software-Herstellen ihren Kunden das Thema QR-Rechnung näherbringen können.
Konkret stehen im Moment zwei Medien und Plattformen zur Verfügung, welche Software-Herstellern und Unternehmen die Arbeiten rund um die Integration der QR-Rechnung erleichtern können.
1. QR-Rechnung: Information und Effizient im Quadrat
Unter diesen Titel haben die Autoren der Juni-Ausgabe von Clearit ihre Themenauswahl gestellt. Das Magazin von SIX handelt die QR-Rechnung mit zahlreichen Aspekten von allen Seiten beleuchtet ab. Nützlich für Profis und weitgehend verständlich für Interessierte in Unternehmen.
2. Kommunikationsmatrix
Payment Standards unterhält eine Seite mit der Zusammenstellung von Info-Doks und Hilfsmitteln, welche verschiedenen Zielgruppen fast alle Fragen beantworten. Konkrete Werkzeuge wie Checklisten, Vorlagen, Style Guides und mehr gehen über Fragen und Anworten hinaus, sie liefern die Tools zur Umsetzung der Anforderungen. Sämtliche Doks und Guides stehen kostenlos zum Download bereit.
Roadmap und Termine zur QR-Rechnung: 11 Monate bis zum Start
Start für die neue QR-Rechnung ist der 30. Juni 2020. Danach folgt eine Parallelphase, in der QR-Rechnungen und bisherige Einzahlungsscheine parallel eingesetzt und verarbeitet werden können. Spätestens Ende 2022 ist Schluss, dann funktioniert dieser Teil des Zahlungsverkehrs auschliesslich über die QR-Rechnung.