#03 Corona-Krise: Neu Im Home Office? – Anregungen für Führungskräfte

Wenn Firmen mit Home Office beginnen (Mitarbeitende arbeiten mit der entsprechenden Software von Ihrem privaten oder Berufs-Computer von zuhause aus) so steht Ihre Kommunikation als Führungskraft plötzlich auf einer ganz anderen Basis. Die Führungskommunikation muss sich dieser Situation anpassen: es gilt in der Kommunikation im Home-Office-Modus ein anderer  Stil: Chef-Attitüden sind in diesem Umfeld passé. Desto mehr gilt es jedoch auch, Regeln zu etablieren und zu kommunizieren. Transparenz und Glaubwürdigkeit gelten mehr als je zuvor für eine Führungskraft. Es bestehen jedoch auch Chancen, eine gänzliche neue Kultur anzustossen – wenn Sie gut genug überlegen, welche diese sein soll.

Sie arbeiten jetzt neu oder verstärkt mit remote-Arbeit: das heisst, Ihre Mitarbeitenden sind nicht im Hause, sondern arbeiten von zuhause aus. Die IT-Zugänge sind geklärt.

Was heisst dies nun für Ihre Kommunikaton mit «Ihren Leuten»? Es gilt hier ganz besondere Aspekte zu beachten, denn alles ist nun anders.

Ich möchte Ihnen dies anhand von 4 Dimensionen vermitteln:

Kommunikation: Erwartungen und Regeln kommunizieren

• Zunächst ist niemand mehr da. Führen Sie sich vor Augen, was alles entfällt: Es gibt kein «ich geh mal schnell hin und frage», es gibt kein Zusammentreffen an der Kaffee-Maschine, kein Erkundigen, wie der Fahrradausflug am Wochenende war, kein: «ich frag am Empfang nach», keine Gänge durch die Gänge, kein Zuwinken, Zunicken, Lächeln, kein «einer spontanen Idee folgen». Dies bedeutet, dass Ihre Information zu den Personen, die Ihnen unterstellt sind, anders wird.
• Wer tut was: Gehen wir davon aus, dass einigermassen klar ist, wer was tut. Dennoch benötigt es fragen und Austausch. Weil die daily meetings, die bilateralen Gespräche ausfallen, die Sitzungen etc. Ihre Kommunikation wird daher umso wichtiger und besonders, wie Sie dies tun.
• Zeigen Sie deshalb Präsenz, aber koordinieren Sie Ihre Kommunikation (per Mail, Telefon oder anders) auch mit HR- und sonstigen Kommunikationskanälen des Betriebes. Das heisst, nehmen Sie ggf. darauf Bezug – schaffen Sie keine Widersprüche. Setzen Sie aber Ihre Art, Führung zu leben fort. Bloss: beachten Sie Ihren Ton. Ihre Mitarbeitenden sind im Home Office: das möchte man keinen harschen Ton hören; man hat zu Hause weniger Distanz zum Büro, wenn das Büro zu Hause ist. Kommunizieren Sie deshalb mit Respekt vor der Privatsphäre Ihrer Angestellten. Befleissigen Sie sich eines sachlichen Tons; vermeiden Sie – umso klassischer, traditioneller IhreBetrieb aufgestellt ist, desto mehr – , vermeiden Sie vermeintlich joviale und saloppe Anspielungen  à la «Wie arbeitet es sich mit den Füssen auf dem Tisch» und dergleichen. Dies geht Sie nun nichts an, den remote -Arbeit bedeutet auch, Vertrauen zu haben, dass die dort arbeitenden Personen arbeiten. Wie sie dies tun, ist ihre Sache. Achten Sie also auf Ihren Ton.
• Nachfragen statt kontrollieren. Haben Sie Fragen oder sind sie ungeduldig, zu wissen, welche Resultate irgendwo vorliegen, so fragen Sie offen. «Wie weit sind Sie?», «Wann schätzen Sie, dass Resultate da sind» und dergleichen. Kein Kontrollieren, kein «ich habe doch gesagt, dass…» Der Ton macht die Musik.
• Schaffen Sie frühzeitig Regeln. Was erwarten Sie von jemandem? Wer soll sich mit wem – virtuell – verbinden und wie ? Definieren Sie die Freiräume. Gehen Sie aber nicht in Details, wie jemand die Arbeit zu tun hat: Das «Wann» – falls diese Freiheit möglich ist – spielt keine Rolle. Der Ort – Balkonien oder Arbeitszimmer ebenfalls nicht – es sei denn, dies spielt  IT- und datensicherheitsbezogen eine Rolle oder ist aus anderen Compliance-Gründen nicht erwünscht. Kommunizieren Sie dies aber transparent, denn dies sind Ihre Erwartungen.
• Machen Sie klar, wie die Arbeitszeit erfasst wird. Referieren Sie dabei auf bestehende Regeln und begründen Sie Abweichungen. Seien Sie dabei nicht kleinlich; keiner soll sich für den Gang in die Küche zur Kaffeemaschine verantworten müssen. Wenn Sie hier Ängste verspüren, man könnte den Betrieb «hintergehen», so treten Sie innerlich einen Schritt zurück und fokussieren Sie auf Resultate. Dauerhafte Missgefühle gehören in bilaterale, physische Gespräche zum Beispiel im Rahmen von Feedback-Gesprächen. Vermeiden Sie Ungleichbehandlungen oder begründen Sie sie transparent.
• Stellen Sie sicher, dass klar ist, wo IT-Probleme gelöst werden; wer Ansprechpartner ist.

Vermitteln Sie das Big Picture

• In welcher Kadenz tauscht man Resultate aus? Informieren Sie insbesondere transparent darüber, wie lange – krisenbedingt – vom häuslichen Arbeitsplatz aus gearbeitet wird. Wann weiterentschieden wird, ob das home office fortgeführt wird oder nicht. Informieren Sie insbesondere, wie Sie zu informieren gedenken.
• Werten Sie die Erfahrungen aus, wenn Sie neu mit Home Office unterwegs sind. Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden ein und werten Sie die Erfahrungen gemeinsam aus. Legen Sie sich ein planvolles Vorgehen Ihrer Informationspraxis (was geben Sie wann und wie weiter, wer benötigt was) bereit und halten Sie sich daran.
• Informieren Sie, wer was tut, damit keine Unklarheiten entstehen. Haben Sie gemeinsame Social-Media-Kommunikationskanäle, so kommunizieren Sie dies dort. Achten Sie aber auf Ihren Ton. In Social-Media-Tools wie Slack, Jive etc. und deren «timelines» herrscht ein peer-to-peer-Ton; Sie können hier nicht mit einer «Chef/Chefin»-Note erscheinen. Das wäre unpassend wie Turnschuhe im Ballsaal.
• Beachten Sie, dass Home Office unter Umständen Appetit auf mehr machen kann. Stellen Sie in Aussicht, wann betrieblich geprüft wird, ob man– falls bisher nicht der Fall –Home Office und in welcher Form fortführt. Es gilt auch hier: Transparenz und Glaubwürdigkeit hat höchsten Rang.

Wenn Sie Neues einführen möchten

• Wenn Remote Office bei Ihnen neu ist, haben Sie die Chance, damit einen Kulturwandel einzuläuten. Vielerorts herrschte bisher eine Kultur, die Home Office misstraute. Nun starten Sie jedoch damit. Überlegen Sie sich deshalb, aus welcher Kultur heraus bisher in Ihrer Firma/in Ihrem Betrieb gearbeitet wird. Home Office zu zuzulassen, ist ein erster Schritt zu einem Change, ob Sie dies wollen oder nicht. Sie haben die Chance, nun zu überlegen, ob dies eigentlich Ihren Ansprüchen an eine gute Kultur genügt. Mit einer sorgfältig kuratierten Home Office-Praxis beginnen Sie eine neue Kultur einzuläuten, die dauerhaft verändert. Vorausgesetzt, Sie agieren glaubwürdig und konsistent. Deshalb sollten Sie sich auch planvolle und strategische Überlegungen zu Ihrer Kommunikation und zu Ihrem Führungskonzept machen.
• Schaffen Sie sich Orientierung darüber, wie in anderen Betrieben Home Office praktiziert wird und welche Erfahrungen damit gemacht werden. Teilen Sie Erfahrungen aufrichtig am richtigen Ort und in der richtigen Form. Schaffen Sie dazu gegebenenfalls Gefässe wie wöchentliche Retrospektiven.
• Machen Sie sich ein Bild – wörtlich eine Visualisierung – der Kommunikationskanäle, die sie benutzen und in die Sie selbst eingebunden sind und welche Kadenzen dort herrschen. Auf diese Basis setzten Sie Ihre eigene Praxis ein; führen Sie sich diese vor Augen; malen Sie ein kleines Modell. So können Sie neben Ihrer Arbeit am Bildschirm sich Bild nutzen, wie Sie arbeiten – remote mit Ihren Mitarbeitenden.

Wissensmanagement und Innovation

• Wenn niemand jemanden fragen kann, ist es umso wichtiger, dass bekannt ist, wo Wissen, wo Informationen bezogen und gefunden werden können. Betriebsinterne Plattformen wie Intranet, Datenbank etc. sind zu nutzen. Dies gehört zu den Erwartungen und dies müssen Sie kommunizieren.
• Sie kennen vielleicht die «Google-Praxis» 20:80. Mitarbeitende «dürfen» einen freien Tag für eigene Projekte nutzen. Solche Praxen sind mittlerweile gängig in Organisationen, die sich der NEW WORK verschrieben haben und die auf Innovation setzen (müssen). Wäre nun nicht ein Moment, auch bei Ihren Mitarbeitenden, die verordnete «freie» Zeit bzw. das Home Office auch dazu zu nutzen, sich ein paar Gedanken machen zu dürfen? Natürlicherweise kann Home Office bei allen die Wahrnehmung der eigenen Arbeitsumgebung in ein neues Licht rücken. Dies kann auch eine Chance sein, bisher Unbeachtetes in neuem Licht zu sehen.
• Eine Umstellung und Neuerung hin zu Home Office kann auch den ersten Paukenschlag bedeuten, wieder stärker strategisch zu fokussieren. Organisieren Sie dazu ein physisches Meeting, sobald eines möglich ist; zusammen mit der Auswertung und dem Erfahrungsaustausch zu Home Office. Vermeiden Sie dabei aber eine «bossy attitude» – diese ist verhindernd. Falls Sie Streame auf social media-Kanälen nutzen: lassen Sie diese durchlaufen, nehmen Sie keinen korrigierenden Einfluss. Sie haben nun die Chance, in einer neuen Kultur Dinge geschehen zu lassen, abzuwarten und zu sehen, «was daraus wird»

Sie sehen, viele Chancen – viel Glück!