Schon bald startet die Umstellung von orangen und roten Einzahlungsscheinen auf die neue QR-Rechnung. Deshalb haben kürzlich mein Team und ich zusammen die QR-Rechnung in einer Buchhaltungs-Software implementiert, welche schweizweit bei mehreren hundert KMUs eingesetzt wird.
Damit diese Umstellung für die Benutzer möglichst einfach wird, haben wir viel Zeit in eine optimale Bedienbarkeit unserer Software investiert. Zahlungen sollen möglichst rasch erfasst und verarbeitet werden können. Unsere Benutzer sollen von den neuen Möglichkeiten der QR-Rechnung profitieren können. Deren wertvolle Zeit kann für anspruchsvollere Tätigkeiten als das repetitive Erfassen von Zahlungen am Computer eingesetzt werden.
Eine effiziente Erfassung der Zahlungsdaten ist für die tägliche Arbeit essentiell. Aber wie kommt die erhaltene QR-Rechnung auf Papier möglichst rasch in die Software?
Einfach, selbsterklärend und günstig hätte ich gerne
Ich mag einfache Lösungen. Möglichst unkompliziert und selbsterklärend soll es sein. Ohne grosse Initialkosten sollen Lösungen innerhalb von wenigen Minuten selbst ausprobiert werden können. Als Privatperson möchte ich zudem meine Rechnungen ohne teure Anschaffungen unkompliziert im E-Banking erfassen und digital im Computer ablegen können.
Mit diesen Vorstellungen habe ich mich auf die Suche nach Lesegeräten für QR-Rechnungen gemacht. Als Nachfolger für die Belegleser von orangen Einzahlungsscheinen wurden neue Handscanner entwickelt. Mit diesen Geräten kann der QR-Code der neuen QR-Rechnung wie beim Einkaufen abgescannt werden und so der technische Inhalt des QR-Codes auf den Computer übertragen werden. Bereits jetzt werden diverse Geräte von bekannten Herstellern angeboten und von Banken empfohlen.
Einfach bereit?
Der prompt gekaufte Handscanner funktionierte einwandfrei. Beigelegt wurde ein Handbuch zur Installation mit verschiedenen Anweisungen zur Konfiguration. Mit mehreren hundert Schweizer Franken entsprach eines der günstigeren Geräte nicht meiner Vorstellung einer einfachen Lösung für unsere Benutzer. Und vor allem: Die Rechnung selbst ist immer noch nicht digitalisiert und muss auf Papier archiviert oder umständlich separat gescannt werden.
Smartphone zum Scannen als Lösung
Die meisten Menschen in der Schweiz haben inzwischen ein Smartphone mit integrierter Kamera. Warum also nicht diese Geräte zum Scannen der QR-Rechnungen einsetzen? Mit dieser Idee habe ich die QR-Zahlteil App erstellt. Diese Lösung mag für langjährige Fachexperten vorerst ungewohnt und neu sein. Der Einsatz von Smartphones als Scanner ist heute in Unternehmen noch wenig verbreitet. Mit der zunehmenden Anzahl von smarten Softwarelösungen verändert sich dieser Zustand aktuell.
Eine App reicht
Für den Einsatz der QR-Zahlteil App muss nur die App aus dem gewohnten App Store installiert und die dazugehörige Computer App gestartet werden. Innerhalb von Minuten ist alles bereit, um QR-Rechnungen mit dem Smartphone einzulesen.
Wie bereits bekannt von den alten Beleglesern reicht es aus, den Text-Cursor am Computer in ein entsprechendes Eingabefeld zu platzieren und den Scanner der QR-Zahlteil App über den QR-Code der QR-Rechnung zu bewegen. Sofort erscheint der gelesene Inhalt im Eingabefeld am Computer. Dies funktioniert sowohl für entsprechende Eingabefelder im E-Banking, wie auch in Buchhaltungen und Fachapplikationen, welche das Einlesen von QR-Rechnungen unterstützen.
Server als Dirigent
Realisiert wurde diese Lösung durch einen Server im Hintergrund. Sowohl die Smartphone App wie auch die Computer App verbinden sich mit diesem Server. Der stellt sicher, dass die richtigen Geräte miteinander verbunden werden und leitet die gescannten Daten über einen verschlüsselten Kanal an den Computer weiter. Zudem kann er auch weitere Aufgaben wie die Validierung gescannter Daten ausführen. Durch den Server-Standort in der Schweiz gelangen keine Daten ins Ausland.
Das alles funktioniert reibungslos. Als Anwender drängt sich sofort die nächste Frage auf: Geht das für den Benutzer nicht noch einfacher?
Das geht noch einfacher – Integration in Businesslösungen
Die QR-Zahlteil App bietet eine offene Schnittstelle für Softwarehersteller. Mit der direkten Integration in Businesslösungen vereinfachen verschiedene Softwarehersteller das Einlesen und Verarbeiten von QR-Rechnungen noch weiter.
Die von der QR-Zahlteil App bereitgestellte Computer App zur Übertragung der Daten, ist mit der Integration in eine Businesslösung nicht länger nötig. Nach dem Scannen einer QR-Rechnung mit der Smartphone App können die eingelesenen Zahlungsdaten direkt von der Business-Software angezeigt und verarbeitet werden.
Direkt Papierrechnungen digitalisieren
Hersteller von Businesslösungen haben zudem die Möglichkeit, neben den Zahlungsdaten auch von der QR-Zahlteil App aufgenommene Fotos der gesamten QR-Rechnung zu speichern. Damit wird die digitale Speicherung von erhaltenen Rechnungen stark vereinfacht.
Für die Benutzer erübrigt sich die Installation von Treibern für Handscanner und deren Konfiguration. Umständliche Abklärungen zur Prüfung der Kompatibilität eines Handscanners mit der eingesetzten Businesslösung entfallen.
Einfache Handhabung? Das möchte ich zuerst sehen.
Natürlich stuft jeder Hersteller seine eigene Lösung als einfach ein. Als Benutzer haben wir jedoch alle schon mit der einen oder anderen Software unsere Schwierigkeiten gehabt. Darum soll die QR-Zahlteil App nicht mit einer Hochglanzbroschüre, sondern mit einem Selbsttest überzeugen.
Wer's genau wissen will, startet die Computer App auf seinem Windows PC, installiert die App auf seinem Smartphone und macht den Selbsttest. Die Download-Links sowie eine Schritt für Schritt-Anleitung sind auf QR-Zahlteil App verfügbar. Auf derselben Website sind auch verschiedene QR-Rechnungen für die eigenen Tests hinterlegt.
Die Reise geht weiter und die Community redet mit
Die neuen QR-Rechnungen bieten weitere Vorteile – deshalb wird die QR-Zahlteil App laufend weiterentwickelt, um das volle Potenzial ausschöpfen zu können. Anregungen, Ideen und Vorschläge aus der Community sind willkommen, der Entwickler und Autor dieses Artikels ist direkt per Mail erreichbar.
