Ein Bremsklotz für KMU ist Geschichte
Wollten KMU in der Vergangenheit Rechnungen nicht als Papierbeleg, sondern als PDF an ihre Kunden verschicken, wurden sie oftmals gewarnt: Gute Idee, aber die elektronische Rechnung schreibt zwingend eine rechtskonforme digitale Signatur vor. Damit der "Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit" gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung jederzeit erbracht werden kann.
Je nach Grösse und ERP des KMU waren dann kostspielige Lösungen innerhalb der eigenen Prozesse notwendig, um elektronische Dokumente digital zu signieren. Oder die Kooperation mit externen Dienstleistern wie SIX Paynet, PostFinance, Bexio und anderen, welche den elektronischen Rechnungsversand innerhalb von unterschiedlichen Paketen anbieten. Für die sehr grosse Gruppe der kleinen KMU oftmals der Grund, gar nicht aktiv zu werden. Weil für "teuer" oder "kompliziert" in ihrem Arbeitsalltag schlicht kein Raum vorhanden ist.
Die Eidgenössische Steuerverwaltung schreibt Geschichte
Das tut die Steuerverwaltung mit einer schlichten Präzisierung, welche mit Annahmen und Unklarheiten in der bisherigen Praxis aufräumt. Im Kern bleibt die ESTV bei ihrer Haltung und Empfehlung, dass "die digitale Signatur den besten Schutz vor nicht feststellbaren Veränderungen bietet". Die Eidgenössische Steuerverwaltung präzisiert aktuell jedoch klar und deutlich, indem sie in ihrer Mitteilung den Unterschied zwischen Empfehlung und gesetzlicher Vorgabe unmissverständlich erklärt. Klarheit schafft die ESTV bereits im Titel ihrer Ausführungen:
"Keine Pflicht zur digitalen Signatur"
Im Weiteren hält die ESTV explizit fest, dass die Papierrechnung und die elektronische Rechnung einander gleichgestellt sind, weil die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung nach Artikel 957a OR für alle Arten von Buchungsbelegen gelten. Ist die Buchhaltung korrekt geführt, kann aufgrund des Grundsatzes der Beweismittelfreiheit der Nachweis des Ursprungs und der Unveränderheit als erbracht angenommen werden. Für den Papierbeleg und für die elektronische Rechnung.
Das heisst im Klartext: Eine elektronische Rechnung als PDF ohne digitale Signatur hat genau so viel Beweiskraft wie eine Papierrechnung im Ordner.
Zusätzlicher Schub für die elektronische Rechnung
Keine Gesetzesänderung, "nur" eine Präzisierung der ESTV. Sicher jedoch eine Präzisierung mit Auswirkungen: der Rechnungsversand in elektronischer Form erhält gewaltigen Auftrieb. Vor allem auch durch die riesige Fraktion der kleinen KMU, welche gerne auf Papier und Briefmarke verzichten und ihre Rechnung schlicht als PDF generieren und verschicken möchten. Das können sie mit dem Segen der Steuerverwaltung jetzt einfach tun. Ohne sich an einen Dienstleister oder an ein System zu binden. Ist die erste Hürde des elektronischen Rechnungsversandes genommen, kommt der Hunger nach mehr durchs eigene Machen von selbst.
Selbst erlebter Leidensdruck verkauft am besten
Was mittleren und grösseren KMU selbstverständlich erscheint, wird verstärkt auch für die Gruppe der kleinen KMU zur interessanten Lösung. Hat sich jemand vom Papier verabschiedet und vom Komfort der PDF-Rechnung selbst und aus eigenem Antrieb überzeugt, wird er eher bald Lücken in seinen Prozessen erkennen. Weil die PDF-Rechnung wohl Zeit und Kosten spart, ansonsten jedoch noch keine Prozesse automatisiert. Selbst erkannte Lücken und die Aussicht auf zusätzlichen Komfort machen empfänglich für die nächsten Schritte. Das öffnet Tür und Tor für Lösungen, deren Vorteile aus eigenem Erleben für die kleinen KMU auf Anhieb fassbar werden, weil sie durch "richtige" End-to-End-Prozesse das Leben einfacher machen. Ohne viel Überzeugungsaufwand von aussen, selbst erlebter Leidensdruck gehört zu den besten Verkäufern.
Neue Lösungen und Pakete für KMU
Clevere Lösungen und Pakete, die einfach im Handling bleiben und kostengünstigen Einstieg möglich machen, werden bei der riesigen Gruppe der kleinen KMU gewinnen:
Abacus spielt die kostenlose Eintrittskarte mit AbaNinja aus und etabliert mit dem deutschen ZUGFeRD-Format auch gleich einen Standard für E-Rechnungen, den die Schweiz bisher nicht hat. Bexio baut laufend aus und wird von den tief gesetzten Hürden durch das ESTV profitieren. SIX und damit die Banken und PostFinance investieren massiv in die E-Rechnung, in Kombination mit Lastschriften (LEON). Weitere Anbieter sind schon da und neue werden folgen, weil das Thema E-Rechnung durch die Präzisierung der Eidgenössischen Steuerverwaltung verstärkt zum Thema wird und Auftrieb bekommt.
Auch das ist ein Teil der digitalen Transformation, der Kunden und Anbieter über komfortable Lösungen mit hohem Nutzen zusammenbringt. Und zudem ein weiteres eingelöstes Versprechen der Finanzbehörden, welche Hürden für die Branche und für KMU generell tiefer setzen zu wollen.
Eidgenössische Steuerverwaltung: Keine Pflicht zur digitalen Signatur
Stichworte im Lexikon zum Thema: E-Rechnung | ZUGFeRD | LEON | Digitale Transformation