Einheitsbeleg Schweiz: Der (Um-) Weg vom Einzahlungsschein über den Einheitsbeleg bis zur QR-Rechnung

Der neue Einheitsbeleg heisst nicht mehr Einzahlungsschein

Deshalb hat sich auch das Bild oben überholt, das den ursprünglich geplanten Einzahlungsschein mit QR-Code in der Version "Oktober 2016" zeigt, die im April 2017 durch eine neue Lösung ersetzt worden ist. Der bisher vorgesehene Einheitsbeleg geht andere Wege und der Begriff "Einzahlungsschein" ist damit Geschichte. Nicht aber die starken Funktionen des Einzahlungsscheins, im Gegenteil, die werden massiv erweitert.

Die neue Lösung ist interessant, vielseitig und bringt neue Vorteile, der Name dafür ist etwas sperrig: Zahlteil QR-Rechnung. Da geht "Einzahlungsschein" flüssiger über die Lippen. Der Begriff kann sich bei der Bevölkerung deshalb möglicherweise noch länger halten, immerhin hat der Einzahlungsschein eine Tradition von über hundert Jahren. Zumal der Zahlteil QR-Rechnung im Kern weiterhin die Funktionen eines Einzahlungsscheins hat. Allerdings mit neuem Konzept, als Teil der QR-Rechnung und mit massiv erweiterten Funktionen. Er ist komfortabler, vielseitiger, schneller, digital und prozesstauglich.

Der Einzahlungsschein wird zur QR-Rechnung

Am 27. April 2017 hat SIX in der Version 1.0 vorgestellt, wie es mit den bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheinen in mehreren Versionen weitergehen soll. Die neue Lösung: QR-Rechnung mit Zahlteil QR-Rechnung.

Am 15. November 2018 ist die modifizierte und finale Version 2.0 der QR-Rechnung mit Zahlteil präsentiert worden.

Was etwas umständlich klingt, hat es in sich und bringt zahlreiche neue Vorteile.

• Informationen zur QR-Rechnung im Detail: QR-Rechnung mit Zahlteil

Phasen des Projekts "Neuer Einzahlungsschein"

Aus Gründen der Historie und Nachvollziehbarkeit ein kurzer Überblick, welche Umwege und Hürden die QR-Rechnung mit Zahlteil zu nehmen hatte, bis sie den Einzahlungsschein mit Datencode aus dem Ring geboxt hatte.

Bis im Juni 2016 war die neu entwickelte und kommunizierte Lösung für den neuen Einzahlungsschein gesetzt, der ab 2018 die orangen und roten Einzahlungsscheine ersetzen sollte: der Einheitsbeleg mit Datencode und IBAN, neu ausgerichtet auf ISO 20022, im Look wie die früheren Einzahlungsscheine mit Vordruck und fixen Feldern, neu mit QR-Code – so wie im Bild oben.

Interventionen aus dem Markt mit neuen Ansprüchen führten dazu, dass der geplante QR-Code in seinem Informationsumfang erweitert werden musste. Die Anforderungen wurden grösser, der QR-Code drohte schon vor der Einführung aus allen Nähten zu platzen, die Reserven waren ausgeschöpft – Zeit für einen Zwischenhalt, um die Lösung der Zukunft nochmals zu überdenken.

Juni 2016: Erweiterung QR-Code

Im Juni 2016 ist die Datenstruktur des QR-Codes nochmals überarbeitet und um rechnungsspezifische Informationen erweitert worden (Kundenbereich mit bis zu 71 Zeichen). Die Detailspezifikationen liegen seit August 2016 in Version 1.0 vor. Diese Aktualisierungsrunde hatte keine Auswirkungen auf das Grundkonzept und die Roadmap des neuen Einzahlungsscheins.

Oktober 2016: Komplette Neuausrichtung

Im Oktober 2016 sind die bis anhin gültigen Spezifikationen durch den Verwaltungsrat der SIX "zurückgerufen" worden, weil der neue Einzahlungsschein mit Datencode an Grenzen stösst und deshalb nochmals grundsätzlich überarbeitet und erweitert werden soll. Um alle Komponenten für die digitale Zukunft und für kommende regulatorische Anforderungen fit zu machen. Insbesondere Dateninhalte des QR-Codes stehen im Fokus, um für digitale mobile Anwendungen bereit zu sein und auch, um Reserven für die Zukunft zu schaffen. Mit Auswirkungen auf QR-Code, Grösse, Anordnung und Gestaltung des Einzahlungsscheins – oder eben des Bereichs oder Trägers, der den modifizierten und grösseren QR-Code enthält.

Diese Aktualisierungsrunde mit Start im Oktober 2016 und Ende im April 2017 verändert einiges und hat Auswirkungen auf zentrale Bereiche des Teilprojekts "Neuer Einzahlungsschein". Nicht nur in Technologie und Erweiterungen, auch das Erscheinungsbild und das Umfeld des QR-Codes werden sich verändern.

November 2016: Das Ende des Einzahlungsscheins

Im November 2016 präzisiert SIX, dass die Medienmitteilung vom 19. Oktober 2016 vom Markt nicht so verstanden worden sei, wie sie gemeint war. Klare Präzisierung von Seite SIX: der Einzahlungsschein in Version Oktober 2016 werde nicht "nur" überarbeitet, vielmehr durch den QR-Code komplett ersetzt.

Im Gespräch seit November 2016: Konfusion und Diskussionen

Die nachgeschobene Ankündigung von SIX, der Einzahlungsschein würde durch den QR-Code komplett ersetzt und abgelöst, führt zu Diskussionen und Konfusionen in der überraschten Branche (Banken und Software-Hersteller) und auch bei Anwendern (Firmen- und Privatkunden). Zumal in der momentanen Planung der Bereich im unteren Drittel einer Rechnung nach wie vor für das Element der Zahlungsinformationen reserviert bleibt. Konkret für den QR-Code (mit allen Zahlungsinformationen) und auch für Zahlungsangaben in lesbarer Form. Dieses Element stellt sicher, dass Zahlungen digital und für Postkunden weiterhin auch (quasi) analog am Postschalter auf den Weg gebracht werden können.

Ob dieses Element in verändertem Design in Zukunft nun als "Neuer Einzahlungsschein" oder "Zahlungs-Element XY" bezeichnet wird, ist nicht der entscheidende Punkt. Wichtig ist, dass dieses Element neue digitale und bisherige analoge Bedürfnisse erfüllt. In diese Richtung geht die Reise. Darüber hinaus sind finale Entscheidungen noch nicht gefallen, in den Arbeitsgruppen sind die Diskussionen mit den wichtigen Stakeholdern im Gange. Da kann sich noch einiges ändern und verbindliche Lösungen kommen erst 2017.

März 2017: Die neue QR-Rechnung

SIX präsentiert am 30. März 2017 die neue Lösung, welche die Einzahlungsscheine ersetzen soll: die neue QR-Rechnung. Die Neuerungen und die Details im Überblick:

• Die neue Rechnung mit QR-Code (statt Einzahlungsschein) wird QR-Rechnung genannt, das Element im unteren Teil, das den Einzahlungsschein ersetzen soll, wird als "Zahlteil QR-Rechnung" bezeichnet

• Unternehmen können die QR-Rechnung selbst drucken, freie Papierwahl, keine farbigen Zahlteile

• Ausdruck über jeden handelsüblichen Etiketten-, Tintenstrahl- oder Laserdrucker möglich

• Kein Vordruck eines Einzahlungsscheins notwendig, der "Zahlteil der QR-Rechnung" kann direkt mit der Rechnung gedruckt werden

• Der "Zahlteil der QR-Rechnung" als Ersatz für den Einzahlungsschein ist unten rechts positioniert, im Format A6, auf der Rechnung oder auf einer neutralen Folgeseite

• Alle für die Zahlung notwendigen Informationen sind (über den QR-Code hinaus) direkt auf dem "Zahlteil" lesbar, ohne technische Hilfsmittel

• Rechnungsempfänger können Zahlungen direkt über ihr Smartphone oder andere Lesegeräte auslösen

• Zahlungen am Postschalter oder auf dem Postweg bleiben möglich, ebenso können die Zahlungsdaten weiterhin manuell im E-Banking erfasst werden

Beispiel QR-Rechnung: Illustration SIX (Stand 30. März 2017)

April 2017: Die QR-Rechnung im Detail

SIX stellt am 27. April 2017 die verbindlichen Detailspezifikationen und Termine zur Einführung der QR-Rechnung mit Zahlteil vor.

Januar 2018: Die Einführung der QR-Rechnung wird verschoben

Am 19. Januar 2018 informiert SIX Interbank Clearing mit einem Rundschreiben die Verantwortlichen und Softwarehersteller von SIC/euroSIC über die Readiness von Banken sowie von Firmenkunden und Organisationen bei der Umstellung auf ISO 20022. Banken sind im Fahrplan und bereit, Firmenkunden und Organisation allerdings liegen bei den "Umstellungsarbeiten deutlich hinter dem Zeitplan zurück". Die Umstellung auf ISO 20022 ist jedoch die Voraussetzung für den Schritt zur QR-Rechnung. SIX hält in diesem Schreiben fest: "Auch wenn die Banken ihre Anstrengungen konsequent weiterführen, wird es schwierig sein, die Ziele für Mitte 2018 zu erreichen."

• Aktuelle Situation und Beschlüsse in unserem Artikel zum Thema

Mit der Newsmeldung vom 29. Januar 2018 hält SIX vorderhand am Termin der Umstellung auf ISO 20022 fest (30. Juni 2018), mit der Begründung, "dass sich in den folgenden Umstellungsmonaten noch viel bewegen wird und die grosse Mehrheit der Firmenkunden bis 30. Juni 2018 die Umstellung abgeschlossen haben wird". Der Folgeschritt, die Einführung der QR-Rechnung, wird jedoch verschoben – die ursprüngliche Planung, Januar 2019, wird neu angegeben mit: "Einführung der QR-Rechnung nicht vor Mitte 2019". Die Begründung zu diesem Schritt in der Newsmeldung vom 29. Januar 2018:

"Anders als bei ISO 20022 betrifft die QR-Rechnung alle Unternehmen und Konsumenten. Der Übergang vom Einzahlungsschein zur QR-Rechnung wird verantwortungsbewusst und mit Rücksicht auf die ganze Wirtschaft und Gesellschaft umgesetzt. Um Kunden, Softwarepartnern und Banken Planungssicherheit zu geben, haben Verwaltungsrat und Geschäftsleitung der SIX Interbank Clearing AG beschlossen, die QR-Rechnung nicht vor Mitte 2019 einzuführen."

Juli 2018: Die QR-Rechnung geht in die Verlängerung

SIX möchte die bisherigen Erfahrungen und insbesondere die Rückmeldungen aus dem Markt zur Ausgestaltung der QR-Rechnung in die nächste Etappe einbringen und beschliesst, von August bis September 2018 ein zusätzliches Konsultationsverfahren durchzuführen, an dem sich die Marktteilnehmer beteiligen können.

Die bisher eingegangenen Änderungsvorschläge, welche als relevant betrachtet werden und in die Konsultation gehen:

• 1 Einführung einer Perforationspflicht für papierbasierte Zahlungen
• 2 Einführung eines Empfangsscheins
• 3 Vereinfachung bei den strukturierten Adressen
• 4 Keine Anzeige von Strukturinformationen des Rechnungsstellers
• 5 Vereinfachung der Kombinationsmöglichkeiten bei strukturierten Referenzen
• 6 Vorerst keine Verwendung des «endgültiger Zahlungsempfänger»
• 7 Vorerst keine Verwendung des Feldes für alternative Verfahren
• 8 Einführung einer zusätzlichen lizenzfreien Schriftart für nicht Microsoft-User

SIX geht davon aus, dass die Änderungsvorschläge positiv vom Markt aufgenommen werden und die ersten QR-Rechnungen ab 30. Juni 2020 genutzt werden können.

Im Anschluss an das Konsultationsverfahren werden die Spezifikationen sowie die Roadmap überarbeitet und in ihrer finalen Form publiziert.

November 2018: QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein

SIX präsentiert die QR-Rechnung in Version 2.0. Der Zahlteil mit Empfangsschein gleicht jetzt wieder stärker dem gewohnten Einzahlungsschein. Wohl digital und mit Swiss QR-Code, aber mit bekannten Elementen. So ausgestattet, dass er digital und analog funktioniert.

Sechs der acht Änderungsvorschläge werden umgesetzt, unter anderen die Einführung eines Empfangsschein und die Perforationspflicht bei Papierrechnungen. SIX präsentiert die finale Lösung der QR-Rechnung in Version 2.0.  Details dazu in unserem Artikel zum Thema.

• Informationen zur QR-Rechnung im Detail: QR-Rechnung mit Zahlteil und Empfangsschein